Telefonassistent für Ordinationen
Kein Anruf läutet mehr ins Leere.
Hebt nach 20 Sekunden niemand ab, übernimmt der Telefonassistent. Ihre Nummer bleibt, wie sie ist.
Beispiel: Fünf Anrufe, bei denen nach 20 Sekunden niemand abhebt. Der Assistent bucht einen Termin, verschiebt einen, nimmt einen Rezeptwunsch auf, bucht auf Englisch und verbindet einen Anrufer mit dem Arzt. Jeder Anruf landet auf der Liste der Ordination.
Der Alltag in der Ordination
Das Telefon läutet, während alle beschäftigt sind
Das Vorzimmer ist schon im Gespräch
Das Telefon läutet zum vierten Mal, während vorne jemand angemeldet wird und hinten eine Untersuchung läuft.
Der Anrufer legt auf
Niemand weiß, wer es war. Manche versuchen es dreimal und geben dann auf, andere kommen einfach vorbei.
Zu Mittag zehn Minuten Rückrufe
Aus dem Gedächtnis und von Zetteln, wenn überhaupt. Die Nummern der Aufgeber fehlen ganz.
So geht's
An Ihrer Nummer ändert sich nichts
Es läutet wie bisher
Sie oder das Vorzimmer heben ab, wenn es geht. Erst nach etwa 20 Sekunden leitet Ihr Telefonanbieter weiter, eine Umleitung, die Ihre Leitung in der Regel schon kann.
Der Assistent übernimmt
Er sagt im ersten Satz, dass er ein Programm ist. Er bucht, verschiebt und sagt Termine ab, nimmt Rezeptwünsche auf, nennt die Wartezeit und sagt, wo man parkt oder wer Sie im Urlaub vertritt. Außerhalb der Ordinationszeiten nennt er die nächste Ordination und 141 oder 144.
Nichts geht verloren
Wer unbedingt mit Ihnen sprechen muss, wird auf Wunsch verbunden. Was er nicht erledigen darf oder nicht sicher versteht, landet mit Uhrzeit und Nummer auf der Rückrufliste. Der Anrufer bekommt eine SMS.
Ausprobieren
Hören Sie mit, was am Telefon passiert
Wählen Sie einen Anruf. Am Handy läuft das Gespräch, in der Praxis-Ansicht sehen Sie, was danach in Ihrer Ordination auf der Liste steht.
Heute am Telefon · Praxis-Ansicht
Namen und Nummern sind Beispiele. Gespeichert werden nur Uhrzeit, Nummer, Name, Geburtsjahr und Anliegen, keine Beschwerden und keine Medikamentennamen.
Grenzen
Was er darf, und was nie
Der Assistent ist für die Logistik da. Alles Medizinische bleibt zwischen Ihnen und dem Patienten.
Darf er
- Einen Termin in ein freies Ankunftsfenster eintragen, verschieben oder absagen
- Einen Rezeptwunsch aufnehmen, ohne nach dem Medikament zu fragen
- Die Wartezeit, die Ordinationszeiten und Ihre eigenen Angaben sagen, etwa zu Parken, Vertretung oder Befunden
- Auf Ihren Wunsch zu Ihnen oder ins Vorzimmer verbinden
- Auf die Rückrufliste setzen und eine SMS schicken
Verschoben oder abgesagt wird nur auf ein ausdrückliches Ja, und nur ein Termin, der auf die Nummer des Anrufers eingetragen ist.
Darf er nie
- Medizinisch raten oder beurteilen
- Befunde nennen oder Medikamente ändern
- So tun, als wäre er ein Mensch
- Etwas erfinden, das nicht in Ihren Angaben steht
- Einen Notfall selbst einschätzen
Bei Brustschmerz, Atemnot oder Anzeichen eines Schlaganfalls sagt er: „Bitte rufen Sie sofort 144.“ Es wird nichts gebucht. Bei jedem Zweifel bricht er ab und setzt den Anruf auf die Rückrufliste.
Ehrlich gesagt
Erst messen, dann einschalten
Viele Patienten sprechen Tiroler Dialekt, viele sind älter. Ob der Assistent sie gut genug versteht, ist keine Glaubensfrage, sondern eine Messung. Bevor er in Ihrer Ordination Anrufe annimmt, prüfen wir ihn an echten Anrufen, die mit Einwilligung aufgezeichnet wurden.
Fällt die Messung schlecht aus, bleibt es bei Ansage, SMS und Rückrufliste. Auch das ist schon besser als ein Telefon, das ins Leere läutet.
- Er sagt zu Beginn, dass er eine Maschine ist. Das verlangt die KI-Verordnung der EU, und es nimmt dem Gespräch die Unehrlichkeit.
- Zwei Wochen Probebetrieb im Hintergrund. Er bucht zur Probe, Sie sehen die Liste täglich durch. Erst wenn nichts Falsches darin steht, geht er in Betrieb.
- Ein Schalter, kein Umbau. Ein- und Ausschalten ist eine Einstellung in Ihrer Ansicht. Beim Telefonanbieter ändert sich dafür nichts.
- Urlaub einmal eintragen. Ansage, Website und Buchung stellen sich gemeinsam um, auch an Feiertagen.
Was drin ist
Für die Ordination gemacht, nicht für ein Callcenter
Ihre Nummer bleibt
Keine neue Nummer, keine neue Telefonanlage. Ihr Anbieter leitet nur weiter, wenn niemand abhebt oder besetzt ist.
Eine Rückrufliste
Uhrzeit, Nummer und wie oft schon angerufen wurde. Wer über die SMS selbst bucht, verschwindet von der Liste.
SMS an den Anrufer
Mit Link zur Buchung und zum Rezeptwunsch. Nur Logistik: wann, wo, fertig oder nicht. Nie, worum es medizinisch geht.
Keine Befunde
Der Assistent fragt nicht nach Beschwerden und nennt keine Medikamente. Was nie erfasst wird, kann auch nicht verloren gehen.
Verarbeitung in der EU
Sprache wird in Rechenzentren in der EU verarbeitet, wo möglich auf unseren eigenen Servern in Europa.
Rund um die Uhr
Abends und am Wochenende nennt er die nächste Ordination, 141 und 144, und schickt auf Wunsch den Buchungslink.
Deutsch und Englisch
Spricht ein Anrufer Englisch, antwortet der Assistent ab seinem ersten Satz auf Englisch, ohne dass jemand eine Taste drücken muss. Die Begrüßung bleibt Deutsch.
Kennt wiederkehrende Anrufer
Wer von seiner Nummer schon einmal gebucht hat, wird gefragt: „Spreche ich mit Maria Huber?“ Ein Ja genügt. Ruft die Tochter vom selben Telefon an, sagt sie einfach nein.
Sie sehen, was er leistet
An Ordinationstagen früh eine kurze E-Mail, wenn Rückrufe offen sind, ohne Nummern und Anliegen. Dazu ein Monatsbericht und in Ihrer Ansicht die Zahlen: Anrufe pro Tag, selbst erledigt, wann am meisten angerufen wird.
Noch besser mit Die Ampel
Zusammen mit der Wartezeit-Ampel nennt der Assistent die aktuelle Wartezeit und bucht in dieselben Ankunftsfenster wie Vorzimmer und Website. Er funktioniert aber auch ganz ohne.
Preis
Ein Paket, ein Preis
| Einrichtung, einmalig | 250,00 € |
| Jahresgebühr (12 × 299 €) | 3.588,00 € |
| Summe netto | 3.838,00 € |
| zzgl. 20 % USt | 767,60 € |
| Erstes Jahr brutto | 4.605,60 € |
| Ab dem zweiten Jahr | 3.588,00 € netto 4.305,60 € brutto |
Die Jahresgebühr wird bei Start für zwölf Monate verrechnet, die Einrichtung einmal mit der ersten Rechnung. Alle Preise netto zuzüglich 20 % Umsatzsteuer. Vertragspartner ist die ideenweberei OG, Innsbruck.
Enthalten
- Einrichtung der Umleitung mit Ihrem Telefonanbieter, Ansage mit Ihrem Ordinationsnamen und Ihren Zeiten
- Telefonassistent auf Deutsch und Englisch: Termine buchen, verschieben und absagen, Rezeptwünsche, Wartezeit und Auskünfte zur Ordination
- Rückrufliste und SMS an Anrufer, auf Wunsch Weiterverbinden zu Ihnen oder ins Vorzimmer
- Tägliche Übersicht per E-Mail, Monatsbericht und Anrufstatistik in Ihrer Ansicht
- Dialekttest und zwei Wochen Probebetrieb vor dem Start
- Urlaubs- und Feiertagsansage, einmal eingetragen
- Betrieb, Updates und Sicherung, Verarbeitung in der EU
- Persönliche Betreuung per E-Mail und Telefon
Paket
Die Ampel und Das Telefon
Beides zusammen: Der Telefonassistent nennt am Telefon die Wartezeit der Ampel und bucht in dieselben Ankunftsfenster wie Vorzimmer und Website. Eine Einrichtung, ein Ansprechpartner.
Einrichtung einmalig 250 € für beide. Erstes Jahr 6.238,00 € netto (7.485,60 € brutto), ab dem zweiten Jahr 5.988,00 € netto (7.185,60 € brutto).
Fragen
Was Ordinationen oft wissen wollen
Muss ich meine Telefonnummer ändern?
Nein. Ihr Telefonanbieter leitet Anrufe nur dann weiter, wenn nach etwa 20 Sekunden niemand abhebt oder besetzt ist. Die Umleitung richten wir bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen ein.
Kann der Assistent Anrufer zu mir durchstellen?
Ja, wenn Sie das möchten. Will jemand unbedingt mit Ihnen sprechen, verbindet er auf eine Nummer, die Sie festlegen, zum Beispiel Ihr Handy, auf Wunsch nur in der Ordinationszeit. Hebt dort niemand ab, sagt er das dem Anrufer und setzt ihn auf die Rückrufliste. Auf Ihre Ordinationsnummer selbst verbindet er nie, sonst käme der Anrufer wieder beim Assistenten an.
Was weiß der Assistent über meine Ordination?
Nur, was Sie in Ihrer Ansicht eintragen: Adresse und Anfahrt, Parken, Kassen, die Vertretung im Urlaub und kurze Antworten etwa zu Befunden, Impfungen oder Blutabnahme. Fehlt eine Angabe, erfindet er nichts, sondern notiert die Frage für einen Rückruf.
Welche Sprachen spricht der Assistent?
Deutsch und Englisch. Er begrüßt auf Deutsch und wechselt von selbst, wenn der Anrufer Englisch spricht. Auch auf Englisch bucht, verschiebt und notiert er. Ihre deutschen Freitexte liest er englischsprachigen Anrufern aber nicht vor.
Was passiert, wenn der Assistent jemanden nicht versteht?
Er sagt das ehrlich, fragt, ob die Nummer für einen Rückruf stimmt, und setzt den Anruf auf die Rückrufliste. Er rät nicht und bucht nichts, bei dem er unsicher ist.
Berät der Assistent medizinisch?
Nie. Er fragt nicht nach Beschwerden, nennt keine Befunde und keine Medikamente. Bei Anzeichen eines Notfalls verweist er sofort an 144 und bucht nichts.
Wer bekommt die Gespräche zu hören?
Im laufenden Betrieb niemand. Auf der Liste stehen Uhrzeit, Nummer, Name, Geburtsjahr und Anliegen. Aufnahmen gibt es nur für den Dialekttest vor dem Start, und nur mit Einwilligung der Anrufer.
Brauche ich dafür Die Ampel?
Nein. Mit der Ampel nennt der Assistent zusätzlich die aktuelle Wartezeit und bucht in dieselben Ankunftsfenster. Ohne Ampel bucht er in die Zeiten, die Sie ihm freigeben.
Warum wird jährlich im Voraus verrechnet?
Damit Sie eine Rechnung pro Jahr haben statt zwölf. Die Laufzeit beträgt ein Jahr ab Start.
Anfragen
Der Telefonassistent für Ihre Ordination
Schreiben Sie uns kurz, welche Ordination Sie führen. Wir melden uns mit einem Termin für die Einrichtung und den Dialekttest.
ideenweberei OG, Gumppstraße 25, 6020 Innsbruck
Telefon +43 664 88605229